fbpx

Jak zdobyć mistrzowski pas w rozmowach z klientem w domu?

Znam bardzo niewielu freelancerów, którzy nie mają problemu z rozmowami z klientami. Zazwyczaj jest to raczej najbardziej stresująca część naszej pracy. Wynika to po części z tego, że jeśli jesteś programistą, copywriterem, twórcą, czy rękodzielnikiem, to Twoim mocnym punktem jest właśnie to, czym się zajmujesz. Niekoniecznie jest to prowadzenie spotkań. Ale spójrzmy prawdzie w oczy – konferencje są czasem niezbędne i nie unikniesz ich. Łatwiejszym sposobem niż zaklinanie rzeczywistości będzie porządne przygotowanie. Potraktuj rozmowę jak zadanie, a po pewnym czasie będą one dla Ciebie rutyną.

Żadnych niezapowiedzianych telefonów

Nauczyłam moich klientów, że każda rozmowa powinna być umówiona z co najmniej 3 godzinnym wyprzedzeniem. Praca w domu ma to do siebie, że nie jesteś non stop przy biurku. Może Cię kusić, żeby odebrać telefon kiedy gotujesz obiad, ale pomyśl logicznie. Czy podczas przerwy obiadowej w biurze rozmawiasz z klientami? Raczej nie. Dlaczego więc miałabyś to robić podczas pracy zdalnej? Każdego klienta uprzedzam, że spotkania musi umawiać wcześniej. To daje mi pewność, że będę do niego przygotowana i będę miała zaplanowaną wystarczającą ilość czasu.

Rozmowa telefoniczna przy biurku w domu

Innym ważnym powodem takiego stawiania sprawy jest to, że przestałam odbywać spotkania, które mogłyby być mailem. Na pewno zdarzyło Ci się, że ktoś musiał z Tobą przeprowadzić rozmowę, a potem okazywało się, że wszystko można było załatwić jedną wiadomością. Jeśli klient musi wysłać maila z prośbą o spotkanie i musi na nie poczekać, to często zamiast tego po prostu wysyła konkretne pytanie. Dzięki temu odsiewam niepotrzebne meetingi.

Sprawdź też: Jak w prosty sposób oddzielić obowiązki domowe od pracy?

Wcześniejsze planowanie jest istotne z jeszcze jednej przyczyny. Rano, mogę uprzedzić wszystkich domowników, że czas pomiędzy 12 a 14 przeznaczam na konferencje i pod żadnym pozorem nie można mi wtedy przeszkadzać. Póki nie leje się krew każdy ma radzić sobie sam. Nie muszę potem wysłuchiwać tłumaczeń w rodzaju „Oj mamo, nie powiedziałaś mi, że to był WAŻNY telefon”.

Zrób odpowiedni zwiad

Przystąpienie do walki bez odpowiedniego przygotowania to proszenie się o porażkę.

Faith Hunter

To, że do spotkania trzeba się przygotować powinno być oczywiste. Pracując zdalnie nie zawsze mamy przy sobie wszystkie potrzebne dokumenty czy materiały. Żeby uniknąć biegania po domu i przetrząsania szaf podczas rozmowy, zawsze staram się mieć wszystko pod ręką. Dla każdego z moich klientów prowadzę osobny segregator, w którym mam wszystkie umowy i potrzebne dane. Nie trzymam na widoku kilkunastu wielkich segregatorów, tylko przechowuję je w szafie i wyjmuję w razie potrzeby. Wcześniejsze określenie zakresu rozmowy daje mi możliwość wyjęcia niezbędnych materiałów. Pamiętaj też, żeby zawsze przygotować słuchawki – trzymanie telefonu przy uchu jest prawdziwym wrzodem na tyłku.

Mój kalendarz jest mój

Wiem, że wiele osób udostępnia swój kalendarz, aby dać kontrahentom możliwość umawiania rozmowy bezpośrednio online. Nigdy nie praktykowałam takiego rozwiązania i Tobie też stanowczo to odradzam. Działa ono tylko wtedy, jeśli jesteś turbo zorganizowana i w stu procentach pewna, że nie wydarzy się nic nieprzewidzianego. A pracując w domu tej pewności nigdy nie masz. Nie ma chyba nic gorszego niż konieczność przekładania zaplanowanych spotkań, dlatego każde muszę wcześniej potwierdzić. Wtedy mogę sama zdecydować czy dany termin jest dla mnie w porządku.

Czasem tęsknię za naliczaniem impulsowym

Pamiętacie jeszcze te czasy, kiedy nie było nielimitowanych rozmów? Albo kiedy płaciło się krocie za każde połączenie i każdy się streszczał? Mam klientów, którzy załatwiają sprawy szybko i konkretnie. Ale zdarzyli mi się również tacy, którzy musieli przy okazji pytania technicznego opowiedzieć mi o całym swoim weekendzie i poplotkować. Nie ma w tym nic złego – nie jestem w końcu robotem i czasem mały small talk potrafi być naprawdę miły. Jednak kiedy organizuję sobie pracę sama, to muszę wiedzieć ile czasu będę potrzebować na dane spotkanie. Dobrą praktyką jest prośba, aby razem z proponowaną datą klient przysłał również zakres pytań i określił jak bardzo złożony jest jego problem. To daje możliwość wrzucenia w planer dokładniejszych danych. Jeśli chodzi o osoby, o których wiem, że lubią sobie pogadać – zawsze dodaję do planowanego czasu kilkanaście minut. Dzięki temu nie wkurzam się, kiedy wszystko się przedłuża.

Dzieci to skarb, więc zakop je głęboko

Praca w domu z dziećmi

Rozmowa z kimś, kto ma dzieci, to jak rozmowa z chorym na Tourette’a.
„Tak, chętnie bym gdzieś wyskoczyła NIE LIŻ TEGO DO CHOLERY wieczorem. Co proponujesz?”

Jak przeprowadzić poważne spotkanie, kiedy nad głową biegają dzieciaki z tysiącem pytań, a w tle gra muzyka z pokoju nastolatka? Jeśli nie chcesz wyjść na nieprofesjonalną, to podczas dyskusji nie powinnaś się rozpraszać i uciszać dzieci. Ważne jest nie tylko wcześniejsze uprzedzenie współmieszkańców o konieczności nieprzeszkadzania, ale też znalezienie swojego cichego miejsca. Nie wybieraj kuchni, bo w tej sposób sama narażasz się na ryzyko niespodziewanych wizyt „tylko po wodę”. Raczej niech to nie będzie też toaleta czy łazienka. Idealne jest oczywiście własne biuro, ale jak wiemy, nie każdy ma ten przywilej. Świetnie sprawdza się sypialnia, bo do niej raczej nikt nie zagląda w ciągu dnia. Kiedy temperatury na to pozwalają uwielbiam pracować na balkonie. Już wiosną robię tam sobie własne centrum sterowania i wygrzewam się na słońcu. A jeśli nie masz w swoim mieszkaniu miejsca gdzie możesz być sama, a wiesz, że będziesz potrzebować ciszy – wyjdź do samochodu. Świetnie izoluje wszystkie dźwięki i pozwoli Ci się skupić.

Banner zaproszenie na facebook

Spotkanie z klientem to zazwyczaj spory stres, ale dobre przygotowanie pozwoli Ci poczuć się pewnie. Nie muszę się denerwować, że jestem nieprzygotowana czy że muszę odebrać telefon w niedogodnej chwili. Panując nad wszystkim będziesz mieć gwarancję, że wszystko pójdzie dokładnie tak jak to sobie zaplanowałaś i nie będzie żadnych nieprzyjemnych niespodzianek.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Powrót do góry